メールを正しく使いこなせているかどうかが、ビジネスがうまくいくかどうかにかかっていると言っても過言ではない昨今。わかりやすい表現、失礼のない対応、円滑なコミュニケーションのために心得ておきたいメールのテクニックをご紹介します。
■そもそもメールで大丈夫かどうかを考えてから、メールを送ることが前提
ビジネスメールは、相手の顔が見えない中で、メールを送って、仕事やビジネスを進めていきます。
気を付けなくてはならないのは、
「対面や電話と違うこと」
「メールはカタチが残る＝証拠が残る」
ということです。そのため、ちゃんとルールを押さえておかなければ、トラブルを引き起こしかねないのです。
メールほど、コミュニケーションを取る上で誤解を招くツールはありません。そのため、メールを送るときには、そもそもメールで大丈夫かどうかを考えてから、メールを送ることが前提です。
「タイトル・件名はとにかくわかりやすく」「To、CC、BCCを正しく使う」などビジネスメールならではのルールのほか、あえてメールを送らないという場面についても紹介しています。
もっと詳しく知りたい方はコチラ＞＞ビジネスメールで失敗しないための鉄則21
■エンドレスになりがちなやりとりをストップさせる方法
たとえば、仕事のメール連絡の際、「依頼→回答→お礼→返事→返事へのお礼」といった具合に、やりとりがエンドレスになることは少なくない。その場合は、次のタイミングでやり取りをストップさせよう。
ポイント1：目上の人に対しては、こちら側のメールで終わる
相手が目上の人の場合、どちらからメールを始めたかにかかわらず、自分（目下の人）のメールで終わるように注意すると、失礼がないので安心。
こちらのメールで終わらせようと思っても、また相手が返信してきて…という場合には終わりを伝える表現を使うのが効果的なのだそう。
もっと詳しく知りたい方はコチラ＞＞延々続くメールのラリー、どちらから終わらせる？――『結果を出す人の文章術』
■「メールはしょっちゅうチェックしない
ビジネス誌でも「スピードは成功のカギ」「素早いメールの対応が勝負を分ける」などとうたっています。
結論から言えば、これは大きな間違い。というのも、米国・カリフォルニア大学の研究報告によれば「ひんぱんにメールチェックをする人は、その習慣をやめると仕事での生産性が上がる」ことがわかっているからです。
メールチェックに必要以上に時間をかけている人は要注意。できる人ほど、「メールチェックをする時間」と「目の前の仕事に集中する時間」とを明確にわけているのだそうです。
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