給料も人間関係も差がつく!できるビジネスマンのメールの使い方

ビジネス

中山真敬

 


仕事ができる・できない――は「メールの使い方」を見ればすぐわかります。

こう言われて、ピンとこない人はマズいかもしれません。メールを「意識して」使っていないからです。「何となくメールを使っている」「メールくらい何とかなるよ」と楽観的に考えている人もいるかもしれません。しかし、それではちょっと困るのです。

仕事で一番大切なのは、コミュニケーション能力。そして、仕事におけるコミュニケーションの中心的存在がメールだからです。ですから、メールの使い方1つで人間関係に差がつき、その結果、仕事の成果、さらには給料まで差がついてしまうというのは、ある意味、当然なのです。


■あなたの「メールの使い方」レベルがわかる質問

この質問で、あなたの「メールの使い方」の上手、下手、さらには、失礼ながら仕事の能力までわかってしまいます。

Q あなたはメールチェックをまめに行なっていますか?

「メールはしょっちゅうチェックしている。そして、すぐに対応できるようにしている」と答える人が多いのではないでしょうか。実際、ビジネス誌でも「スピードは成功のカギ」「素早いメールの対応が勝負を分ける」などとうたっています。

結論から言えば、これは大きな間違い。というのも、米国・カリフォルニア大学の研究報告によれば「ひんぱんにメールチェックをする人は、その習慣をやめると仕事での生産性が上がる」ことがわかっているからです。

実際、メールチェックに必要以上に時間をかけてしまって、「生産的な仕事」に十分な時間が取れない人が意外に多いもの。メール操作・メール作成は効率よく済ませ、浮いた時間をもっと「生産的な仕事」に回してこそ意味があるのです。コツは、メールチェックは「朝・昼・夕」の1日3回にすること。できる人ほど、「メールチェックをする時間」と「目の前の仕事に集中する時間」とを明確にわけているのです。


■仕事で一番大切なのは「時間」。これを忘れない

ビジネスメールの作法(マナー)は、一般的なビジネスマナーと同様、相手に対する気配り・思いやりです。相手に対して、どう気を配り、思いやるかを考えるには、まず、仕事において最も大切なことは何かを知る必要があります。

さて、それは何だと思いますか? 答えは、時間。つまり効率性です。1日は誰にとっても24時間。ビジネスとは、誰もが等しく与えられた時間の中で、いかに多くの成果を上げるかというゲームのようなものです。

仕事において、最も大切なものは時間。だから、ビジネス文書では、①簡潔に書く、②結論を明確にする、ということが第一に求められます。ダラダラと文書を書くのに時間を取られていたのでは、書く人にとって時間の浪費となります。

また、それにつき合わされて、読む時間、何を言いたいか理解する時間を奪われたのでは、相手にとっても迷惑だからです。こうしたビジネス文書の鉄則は、そのままメールの作法にも当てはまります。なぜなら、メールはビジネス文書の1つに他ならないからです。


■小さな言葉1つに「能力」が出る

「いつも大変お世話になっております」

一緒に仕事しているデザイナーさんからのメールの書き出しです。書き出しの基本は「いつもお世話になっております」ですが、あえて「大変」という言葉を加えることで、ただの社交辞令ではないという気持ちが伝わってきませんか。

ちょっとした言葉づかいで相手に対する心象が大きく違ってしまう。メールでは、口調や語調が伝わらないので「ボタンの掛け違い」がしばしば起こります。「その言葉を相手はどう感じるか」言葉の機微がわかるというのは、文化そのものなのです。お決まりの書き出しではなかなか相手と心が通じません。自分なりに、ひと言つけ加えるのは、印刷した年賀状に手書きで一筆添えるのと同じです。

このほかにも、仕事で結果を出すためのメールのコツはたくさんあります。ここではすべてを語ることができませんが、興味のある方は、拙著『メール 仕事の教科書』(三笠書房)をお読みいただければ幸いです。


【関連書籍】
メール 仕事の教科書』(三笠書房)
 

 

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中山真敬

中山真敬

1965年、兵庫県生まれ。89年、東京大学法学部卒業後、出版社に入社。いくつものパソコン誌の創刊、成功に携わる。退社後、シンクタンク勤務を経て、2000年、企業・制作集団「企画工房」設立の中心メンバーとなる。編...

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